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13.售樓軟件系統管理制度

13.售樓軟件系統管理制度 13.售樓軟件系統管理制度
1 目的和范圍: 目的和范圍:為了科學,準確及時記錄,反饋銷售信息,減少因人為過失及 監管漏洞而給公司帶來的損失,提高公司的工作效率,規范使用售樓遠程管 理系統及明確使用軟件的工作職責和操作程序,特制定本制度. 職責: 職責: 系統管理員(財務部) 2.1 系統管理員(財務部) 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 負責建立新項目,用戶帳戶及權限設置,屏蔽項目初始資料 負責變更操作:按批件變更項目資料 負責系統監控操作 負責系統的維護,更新和完善

2

2.2 經營銷售部 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 負責按批件進行特殊預留操作 負責初始資料及核定產權面積的錄入 負責樓盤和預留樓盤的定購工作,定購的變更操作 負責催收定金,并向財務部報送解除定購協議客戶清單

2.2.5 負責辦理簽約手續并提供相關優惠批件,負責未簽約客戶的跟 蹤及反饋,辦理延遲簽約批準單 2.2.6 負責合同審核操作, 已審核合同的更改操作及審核, 退房操作及 退房款的報批. 2.2.7 負責合同監證,按揭收件送審并進行電腦登記.

2.2.8 負責發送交房通知書并進行電腦登記,負責接樓申請及審核操 作,通知財務接樓應收相關費用,特殊接樓通知書的送審和尾款的 催收. 2.2.9 負責發送辦理產權通知書并進行電腦登記, 通知財務辦理產權應 收相關費用,并簽定補充合同. 2.2.10 負責會員積分申請的錄入. 2.3 財務計統部 2.3.1 2.3.2 2.3.3 負責項目初始資料的審核 負責惡意預留的通報,反饋未及時簽約情況 收取樓款,相關費用及相關變更款并開具相應票據

票據的換發工作, 退款的審核及支 2.3.4 負責合同及變更合同的復核, 付

2.3.5 2.3.6 2.3.7

負責確定按揭送審銀行及協調,跟蹤工作 負責復核辦理接樓,產權相關費用,收取接樓尾款 負責接樓確認單復核,負責發出特殊接樓催款通知書給經營部

2.3.8 負責核定面積增減款的復核, 補充合同的審核, 開具購房發票并 進行電腦登記 2.3.9 負責會員積分兌換審核

2.3.10 負責違約客戶樓款的催收, 將惡意違約客戶清單送總經室律師處 理. 2.4 總經室 2.4.1 2.4.2 負責合同,變更合同,補充合同的審核操作,蓋章 負責惡意違約客戶的法律處理

各部門及人員負責正確使用軟件及保密工作. 2.5 各部門及人員負責正確使用軟件及保密工作. 3 程序 3.1 初始設置管理 3.1.1 新項目開盤前 3 天內, 經營部應通知系統管理員新建一個樓盤項 目,同時提供一份經營部操作人員名單,由系統管理員建立用戶賬 號. 3.1.2 經營部根據樓號,層次,單元,建筑面積等建立新項目樓盤詳細 資料:將公司已批準的項目銷售價目表,正常折扣標準等有關要素 錄入售樓軟件; 3.1.3 經營部錄入公司評審通過的商品房買賣合同套打樣本.

3.1.4 財務部根據批準后的銷售價目表原件進行核對, 核實無誤后, 即 由系統管理員進行屏蔽初始資料,只允許查看. 3.1.5 因設計施工變更或公司銷售策略變更需要調整樓盤銷售資料和 銷售價格時,由經營銷售部填寫申請單報經批準后,系統管理員根 據批準單日期調整原價目表, 批準之后成交的樓盤以調整后新價目 表為準. 3.1.6 權限管理

各操作員按總經理批準后的權限,工作職責范圍進行操作,各操作 員權限一覽表如下:

部 門

操作人員

預 定 定 簽 簽 簽約 蓋 按揭 按揭 監 接 接 產 產 收 對 復 票 留 購 購 約 約 審核 章 收件 復核 證 樓 樓 權 權 款 賬 核 據 更 更 復 復 改 改 核 核 √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √√√√ √√√ √ √ √

總經室

總經理 副總經理 蓋章經辦

經營銷 售部

銷售經理

銷售副經理 √ 銷售主任 銷售業務員 按揭經辦 監證經辦 產權經辦 接樓經辦 財務計 統部 財務總監

√√ √ √ √ √ √

銷售會計主任 銷售會計 收款員

所有操作權限人均有查詢權限,通過查詢環節進行操作. 3.2 預留管理 預留是指由有權限的相關人員按口令錄入, 電腦根據設定的預留天數進 行保留,暫不對外銷售,超過預留天數后,電腦將自動取消預留登記, 轉作未售樓盤,供自由銷售. 3.2.1 因特殊需要或公司銷售政策安排需預留較長時間的, 應形成書面 文件報經總經理同意,批準后由經營部進行特別預留操作. 3.2.2 因公司關系需要或銷售現場需要, 應進行臨時預留的, 由相關權 限人員直接按照各自口令錄入預留客戶姓名,聯系電話.預留時限

如下圖:
權限人 預留天數 總經理 30 副總經理 20 財務總監 7 銷售經 理 7 銷售副經理 5 銷售主任 1

3.2.3 相關權限人員及銷售主任應催促客戶及時辦理正式認購手續, 預 留樓盤的認購工作由銷售主任操作, 當實際成交對象與預留登記不 符時, 銷售主任應先告知相關預留權限人員, 征得同意后才能變更. 3.2.4 項目開盤第一周,預留統一由銷售經理操作.

3.3 定購管理 3.3.1 錄入定購協議: 與客戶簽訂定購協議時, 置業顧問應將相關信息 及時錄入到售樓軟件中. 置業顧問持定購協議文本, 帶客戶到收款員處交納定 3.3.2 交納定金: 金,經收款員確認后,才完成定購操作. 3.3.3 對于已定購但未按協議規定交納定金的客戶,電腦在 12 小時內 自動取消定購,轉作未售樓盤. 3.3.4 根據已定購未交足定金的客戶清單, 置業顧問應及時調查, 認為 需保留協議的應有書面說明原因并催促客戶及時補足定金, 需解除 協議或退房的,及時報送清單給財務部,進行取消定購\沒收定金 操作. 3.3.5 更名:在規定簽約時限之前,客戶提出更名或換房申請要求的, 由銷售主任進行更名或換房操作,同時置業顧問持客戶申請書,新 舊定購協議書,原樓款收據帶客戶到收款員處換發收據,收款員根 據電腦通知更名清單, 辦理客戶換發收據的手續, 才完成更名操作. 3.3.6 定購退房申請:在規定簽約時限之前,客戶提出退房申請要求, 由銷售主任按照協議規定允許退房的條款進行退房操作, 并填寫退 房款申請單上報財務總監批準, 銷售會計根據批準單和電腦通知退 房清單辦理客戶退款手續,才完成退房操作. 3.4 簽約管理 項目具備簽約條件時, 置業顧問應及時催促已交定金未簽約的客戶辦理 簽約手續. 置業顧問詳細錄入合同條款要素及客戶信 3.4.1 正常簽約的普通客戶: 息. 3.4.2 優惠客戶簽約:屬于公司關系戶的,申請人應及時填寫"購房優 惠批示單" ,詳細填寫優惠折扣,優惠原因等,并按規定程序送公 司審批.置業顧問根據已批準的"購房優惠批示單"詳細錄入優惠

單內容,合同條款要素及客戶信息.購房優惠批示單原件應送交財 務部存檔. 3.4.3 未及時簽約的客戶: 銷售主任根據電腦未簽約清單進行調查, 屬 于特殊關系需延長簽約時間的客戶,銷售部應將延遲簽約(超過 1 個月)客戶清單報經公司總經理批準,批準單送財務部存檔. 3.5 合同審核管理 合同的審核由經營部銷售主任及經理對簽約合同及時進行審核, 再由財 務銷售主任及總監進行復核,并完成電腦簽字確認工作. 完成審核 銷售主任及經理 字 2 個工作日內 2 個工作日內 會計主任及總監 完成復核 完成電腦簽

(屬于優惠折扣合同,收到優惠批示單原件 1 天內,財務完成復核)

3.5.1 所有審核通過的合同電腦將自動列入已審核清單, 經營銷售部在 1 個工作日內將合同送往總經室秘書蓋章, 以便及時辦理合同監證. 對于已審核的合同客戶又提出申請更名, 換房等其他 3.5.2 合同更改: 合同條款,由置業顧問提出合同更改并詳細填寫更改內容,電腦將 其自動轉入再更改未審核清單, 經合同審核, 復核人員同意更改后, 完成電腦簽字確認,電腦自動列入已審核清單代替原合同.如合同 審核,復核人員不同意更改,不做電腦簽字確認,電腦仍以已審核 原合同為準. 3.5.3 申請退房: 對于已審核的合同客戶又提出退房申請, 置業顧問填 寫退房申請單報經公司批準,批準后由銷售主任進行退房操作,財 務部根據退房批準單和電腦通知退房清單辦理客戶退房手續. 3.6 蓋章監證管理 3.6.1 公司公章管理人員根據銷售合同與電腦上列入已審核清單合同 內容進行核對,確認無誤后方能蓋章,同時對已蓋章合同電腦簽字 確認. 3.6.2 經營部監證經辦人員應在合同蓋章及收到現金交款單后 2 天內 將合同送到交易中心辦理合同監證,并將送交時間進行電腦登記; 對于已監證好的合同, 應將合同監證時間, 登記編號進行電腦登記. 3.7 按揭管理 3.7.1 對于選擇按揭付款方式的客戶, 電腦將自動列入申請按揭客戶清 單,置業顧問按合同規定時間及時收取按揭材料,出具材料收取證 明單,并進行電腦登記.

3.7.2 銷售按揭經辦對置業顧問送交的客戶按揭材料進行復核, 并在電 腦上進行登記.如果送交的材料不齊全或不符合規定,按揭經辦將 不做審核.直到資料齊全為止. 3.7.3 由按揭經辦根據已審核材料及已監證合同的清單作出送審銀行 決定,按揭經辦根據財務部安排,及時將貸款申請材料送交銀行審 核并進行電腦登記,并及時跟蹤了解. 3.7.4 對于銀行已通過審核的客戶,按揭經辦及時通知客戶前往簽字, 并將合同送交易所辦理抵押監證,辦妥抵押監證后,在電腦上進行 登記. 3.7.5 對于已完成抵押登記的貸款合同,財務部應負責催促銀行放款, 財務部對銀行放款的樓房單元應及時進行電腦登記. 3.8 接樓管理 3.8.1 項目具備接樓條件時,財務經辦根據所有已簽約清單結清尾款, 違約金利息等各類款項后,進行電腦確認后,電腦自動列入可正常 接樓清單;未交清樓款提前接樓的樓盤,財務部根據批準單確認, 電腦自動列入可可提前接樓清單. 3.8.2 經營部接樓經辦根據可正常接樓清單, 可提前接樓清單與客戶辦 理接樓手續,并錄入通知接樓日期,實際接樓日期,經營部主任復 核并進行電腦確認,電腦自動列入已接樓清單和已提前接樓清單. 3.9 產權管理 3.9.1 公司通過產權總登記后, 經營部經辦根據產權處核定的建筑面積 錄入到產權面積表中,由經營部主任復核,電腦自動計算客戶應增 (減)面積樓款. 3.9.2 經營銷售部根據核定面積及其他各項扣減金額調整原合同價, 并 提供產權處核定面積表單給財務部, 財務部復核無誤后生成新合同 價,經營部與客戶簽訂補充合同. 3.9.3 財務部根據新合同價與客戶進行結算, 所有款項收清后, 銷售會 計開出購房發票,財務主任審核確認后,會計與客戶辦理換取購房 發票手續,會計錄入發票號碼,客人領走時間,并進行電腦登記. 3.10 會員管理

3.10.1 會員持會員卡在被推薦到售樓點簽定 《商品房買賣合同》 的同時, 在置業 顧問引導下填寫《會員積分申請書》 ,并將會員積分申請錄 入電腦. 《會員積分申請書》 原件后, 3.10.2 財務收款員收到經營部經理已批準的 進行電腦確認登記.

3.10.3 被推薦人付清 80%以上房款后,由銷售會計進行復核,開出會員 積分兌換單,并進行電腦確認. 4. 相關文件 4.1 《銷售過程管理程序》 相關表單, 5. 相關表單,記錄

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