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ERP系統管理辦法

河北御捷車業有限公司
ZY/IC-05

ERP 系統管理辦法
共 13 頁

版本:A

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發文號:
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實施日期: 二〇一四年





ERP 系統管理辦法 發文范圍: □最高管理層 □管理者代表 □審計部 □規劃管理部 □清河基地 □發動機事業部 會簽單 會簽部門 會簽人/日期 會簽部門 會簽人/日期 會簽部門 會簽人/日期 □總經辦 □采購中心 □齊河基地 □信息化中心 □財務中心 □生產管理中心

□人力資源中心 □工程商務中心 □成控中心 □汽車研究院 □質量中心 □營銷中心

□動力系統事業部

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ERP 系統管理辦法

1、目的 為保證 ERP 系統的正常運行,規范系統的使用和維護,確保數據 及時、準確、規范、完整,根據 ERP 系統的運行特點,結合本公司的 實際應用情況,特制定本辦法。 2、適用范圍 本辦法適用于與 ERP 信息系統維護、使用相關的公司各部門、操 作用戶。 3、定義

3.1

ERP:即公司資源計劃系統(Enterprise Resource Planning),是指建 立在信息技術基礎上,以系統化的管理思想,為公司決策層及 部門提供決策運行手段的管理平臺。

3.2 BOM:即物料清單(Bill of Material),描述產品零件、半成品和成 品之間的關系。 3.3 MPS:即主生產計劃(Master Production Schedule,MPS 是閉環計 劃系統的一個部份。MPS 的實質是保證銷售規劃和生產規 劃對規定的需求(需求什么,需求多少和什么時候需求) 與所使用的資源取得一致。 3.4 MRP:即物料需求計劃(Material Requirement Planning), MRP 被設 計并用于制造業庫存管理信息處理的系統。 3.5 VMI:即供應商管理庫存(Vendor Managed Inventory)是一種以 用戶和供應商雙方都獲得最低成本為目的,在一個共同的
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協議下由供應商管理庫存,使庫存管理得到持續地改進的 合作性策略。

4、職責 4.1 ERP 業務使用組 業務使用組包括營銷中心(市場管理部、計劃科、物流部、售 后部) 、采購中心、商務中心、財務中心、制造部、質量部、設備動 力部、配套科、車業物流科、四大車間、動力系統事業部、發動機 事業部。 4.1.1 營銷中心市場管理部主要負責 ERP 系統中銷售訂單(整車)的 錄入工作,由計劃科審核。同時,計劃科負責在系統中錄入銷 售預測單。營銷中心物流部根據銷售訂單以及實際發車情況在 系統中下推銷售出庫單。售后部主要是對整車銷售后的配件索 賠以及處理情況在 ERP 系統中錄入。

4.1.2 采購中心主要負責非量產車型零部件的采購訂單的錄入工作以 及跟蹤訂單的執行情況,但是需要注意的是在錄入采購訂單時 采購模式的選擇(普通采購、VMI 采購) ,以及后期供應商配額 比例的維護工作。

4.1.3 商務中心主要負責非生產類物料的采購工作,在采購模塊中錄 入采購訂單,以及跟蹤訂單的執行情況。
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4.1.4 車業制造部負責銷售預測單進行 MPS 計算,根據 MPS 以及實 際訂單的變動情況手工錄入每天的生產任務單。

4.1.5 車業四大車間統計員根據每天的生產任務單下推生成產品入庫 單,如與實際入庫情況不符,則對產品入庫單手工進行調整。 除此之外,各車間統計員還要及時錄入產品調撥單,由生產任 務單下推生產領料單。

4.1.6 車業配套科主要負責對銷售預測單進行 MRP 計算, 再由計算出 的采購申請單下推采購訂單,同樣要注意的是采購模式(普通 采購、VMI 采購)的選擇,以后后期訂單執行情況的跟蹤。 4.1.7 車業物流科主要負責在系統中錄入外購入庫單,針對啟用批次 號管理以及質保期管理的物料需要維護相關字段。 (對由質量部 以及研究院提供的關重件的采購訂單直接下推請檢單) 。 除此之 外, 還要根據制造部錄入的生產任務單以及 BOM 下推物料的調 撥單。

4.1.8 質量部主要負責在系統中對外購關重件的請檢單下推檢驗單并 且進行審核,以便物流科在 ERP 系統中進行相應入庫單據的錄 入。同時質量部還要負責各車間產成品質檢工作的記錄以及外 購關重件屬性的維護。
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4.1.9 設備動力部主要負責公司車間以及廠區設備的維護工作,并對 設備的維修以及保養工作在 ERP 系統中進行記錄。

4.1.10發動機事業部以及動力系統事業部主要負責本事業部采購訂單、 外購入庫單以及調撥單的錄入工作。

4.1.11 財務中心主要負責 ERP 系統中對財務的一些參數和子系統進行 使用和維護。 主要包括: (1) 在基本信息子系統中對科目信息、 幣別信息、金融機構、匯率、稅籍信息、外購零部件的價格管 理等基本參數進行維護; (2)負責在應收應付系統內,處理相 關應收應付賬務的處理,包括應付憑單、付款單,應收憑單、 收款單等業務數據; (3)負責在自動分錄系統中,對自動拋轉 的憑證進行設定; (4)負責在總賬系統中對財務憑證、會計總 賬等財務數據進行處理和維護; (5)對財務的分析、統計的報 表進行設置和維護。 4.2 ERP 運維組

運維組包括財務中心以及信息化中心。 4.2.1 信息化中心主要職責: 4.2.1.1 負責 ERP 系統的管理工作; 2.1.1.2 制定公司 ERP 管理系統的管理辦法和規章制度; 2.1.1.3 負責系統硬件設備和軟件的安裝、維護
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2.1.1.4 負責系統數據修改、維護工作 2.1.1.5 負責系統運行過程中出現的各種問題解決和現場業務支持, 包 括系統的日常操作錯誤糾正、 功能解釋和最終用戶正確使用指 導,確保 ERP 系統的正常運行 2.1.1.6 負責系統故障記錄和處理; 2.1.1.7 應急方案的實施指導, 聯系 ERP 軟件售后部門, 進行相關溝通, 權限管理與維護; 2.1.1.8 組織和管理公司 ERP 管理有關人員的培訓工作, 向公司領導定 期匯報 ERP 系統的運行狀況。

4.2.2 財務中心主要職責: 4.2.2.1 對 ERP 用戶的權限進行管理分配 4.2.2.2 對 ERP 系統數據進行備份管理

5、程序 5.1 基礎數據維護 5.1.1 物料數據維護流程

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業務運行 物料代碼使用

物料代碼是 否存在



業務部們查看 物料替換對應 表

是否物料替 換正確

結束

結束

物料名稱是 否有變化
否 否

查看物料替換 表

判斷是否替 換正確

業務部門向信 息化中心反饋

結束 信息化中心接收 反饋情況并依據 反饋進行處理

新增原始帳套 代碼替換錯誤 代碼

是否需要物 料更正



是否需要新 增物料

財務部物流部 進行確認

由信息化中心發起更 正流程由財務物流和 配套科確認進行更正

向財務部和配套科發 起新增物料流程并收 集物料屬性信息

由物流或財務 對物料的庫存 進行結轉調整

財務依據物料更正情 況對庫存進行調整

依據收集信息新增物 料并維護物料屬性

結束

結束

新增的物料由財務 成本材料會計進行 確認審核

結束

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5.1.2 BOM 數據維護流程

配套科運行MRP 并對計算出來的采 購申請單進行驗證

物流部進行生產任務單 下推調撥單并進行驗證 判斷BOM的準確性

制造部進行生產扣料時 對生成的扣料單進行驗 證判斷BOM的準確性

結束

驗證是否合 理和正確

結束

驗證是否合 理和正確

結束

驗證是否合 理和正確

查找出不合理或錯誤的 物料清單(BOM)并 反饋到信息中心

信息化中心依據反饋信息發 起BOM變更流程,由研究院 和制造部進行處理和反饋

信息化中心依據反饋情況對 BOM進行變更,由研究院, 制造部和物流部進行確認

結束

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5.1.3 VMI 供應商以及 VMI 供應商倉庫維護

采購中心開發新 供應商

啟用原先新增 供應商流程進 行新增

判斷是否進 行用后結算

結束

采購中心發起發起 新增VMI供應商流程

配套科和財務部進 行確認

信息化中心新增 VMI供應商和對應 的VMI倉庫,并做 關聯

結束

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5.1.4 經銷商名稱更改流程

銷售管理部錄入銷 售訂單驗證K3經銷 商信息

結束

與實際是否 相符

由銷售管理部發起經 銷商變更或新增反饋 到信息化中心

信息化中心依據反饋 向財務確認并在ERP 系統中進行處理

由銷售管理部和財 務確認

結束

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5.2 系統管理

5.2.1 ERP 系統軟件、硬件安裝工作由信息化中心負責具體執行。 5.2.2 各部門不得擅自使用 ERP 系統硬件設備開展其它無關業務。 5.2.3 用戶端不得私自修改 ERP 軟件系統配置參數或相關計算機程 序文件。 5.2.4 各用戶不得使用安裝有 ERP 軟件系統的計算機終端安裝其它 與業務辦公無關的軟件。 5.2.5 信息化中心設立專人負責按照系統安全規定定期對 ERP 系統 數據庫和系統應用程序進行備份, 并對系統和數據庫運行的全 過程進行監控,保證系統安全運行和數據傳遞通暢。 5.2.6 ERP 軟、硬件系統管理員須遵守保密制度,嚴禁把自己的密碼 轉告他人;不得泄露其他用戶的密碼,不得在網上操作超越自 己權限的信息;不得用不正當手段、方法對模塊進行修改。數 據修改必須按規定程序執行并及時對數據庫進行備份。 5.2.7 系統管理員和信息化中心有關工作人員要定期對服務器及各 終端設備進行防毒、殺毒處理。 5.2.8 ERP 系統各相關部門都應指定專人對本單位的數據工作進行 檢查和維護。 5.2.9 系統用戶在休假或因公外出時, 必須將相關的工作內容授權其 他用戶負責完成,不得延誤工作.

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6、考核辦法

6.1 ERP 系統管理員在系統日常維護工作中因疏忽或怠慢工作進度, 造成 ERP 系統故障無法及時解決、系統癱瘓等不正常現象,考核 責任人 50 元/次;因日常檢查、維護工作不到位,而影響系統出 現重大問題,考核責任人 100 元/次。 6.2 未及時對物料編碼進行維護而影響后續流程的,考核責任人 20 元/次;未及時維護 BOM 單、價格管理、供應商配額而影響后 續流程無法進行的,考核責任人 30 元/次。 6.3 未按訂單進行收發貨及出入庫確認,考核該責任人 30 元/次。 6.4 未及時錄入發票或錄入信息錯誤影響財務正常核算,考核責任 人 30 元/次。 6.5 未按生產訂單對應做入庫的考核責任人 30 元/次,因入庫不及 時,導致系統庫存信息失真或影響財務正常核算的考核 30 元/ 次。 6.6 要求整改的問題沒有及時處理的一次扣責任部門主管 100 元/次、 扣罰系統相關操作人員 50 元/次;

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